Auftragsverwaltung

Der Basisvorgang für die Auftragsverwaltung ist die Auftragsbestätigung, diese enthält alle Leistungen (einmalige und periodisch wiederkehrende) und legt damit fest, welche Leistungen einem Kunden zur Verfügung gestellt werden und wie deren Abrechnung erfolgen soll. Mit der Auftragsbestätigung erhält der Kunde auch alle notwendigen Informationen über seine Zugangsdaten. Von der Auftragsbestätigung gehen alle weiteren Vorgänge aus. Die normale Vorgangsfolge ist Auftragsbestätigung - Rechnung(en) - Schlußrechnung. Muß eine bereits gedruckte Rechnung rückgängig gemacht werden, wird eine Stornorechnung erstellt.

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Automatische Abrechnung

Die automatische Generierung von Rechnungen basiert auf den Leistungspositionen, für die eine automatische Abrechnung vorgesehen ist und die in der Auftragsbestätigung erfaßt worden sind. Die Abrechnungen können wahlweise auf Nettopreisen (für gewerbliche Kunden) oder auf Bruttopreisen (für Privatkunden) basieren. Standardmäßig werden die Daten, die für den Abrechnungszeitraum für eine Datenquelle angefallen sind, summiert. Diese Summe bildet dann die Rechnungsmenge für die zugehörige Leistung. Neben der Summe der Daten besteht auch die Möglichkeit, das durchschnittliche Datenaufkommen über den Abrechnungszeitraum als Rechnungsmenge zu benutzen.

Ablauf:

• Druck des Rechnungsausgangsbuches, um die offenen Posten der Kunden zu aktualisieren und damit die aktuelle Höhe von Anzahlungen und Guthaben berücksichtigen zu können.
• Start der automatischen Abrechnung. Anzahlungen und Guthaben können automatisch bis zur Höhe des Rechnungsbetrages verrechnet werden.
• Überprüfung und/oder manuelle Ergänzung der generierten Rechnungen (soweit notwendig)
• Druck der generierten Rechnungen. Für Aufträge, für die die Option "Rechnungsdruck" im Auftrag nicht aktiviert ist, ist der Ausdruck der Rechnung nicht zwingend erforderlich. Die Rechnungen erhalten mit Druck des Rechnungsausgangsbuches eine reguläre Rechnungsnummer. Die Rechnungsinformationen erhält der Kunde dann über den Kontoauszug.
• Druck des Rechnungsausgangsbuches und Übergabe der Buchungen / Offene Posten an die Debitorenbuchhaltung
• Generierung der Lastschriftdaten

Neben der automatischen Rechnungslegung besteht jederzeit die Möglichkeit, manuell Rechnungen zu erstellen.

Um die Abrechnung von Kunden, die am Lastschriftverfahren teilnehmen, effizient zu gestalten, ist es nicht notwendig, eine Rechnung zu drucken und zu versenden. Der Kunde kann in diesem Fall alle notwendigen Informationen seinem Bankkontoauszug entnehmen bzw. die Rechnung per E-Mail erhalten.

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